Мне кажется, что планировать встречу за 1-2 дня - это дело. Предлагаю сделать именно какой-то день недели/месяца, чтобы все знали, когда и где пересекаемся. Нужно найти одно место, где всем понравится, а день должен быть фиксированный. Предлагаю сделать каждую пятницу в 7 вечера в центре зала допустим на ЧП(Чистые пруды) Там и посидеть есть где, и воздух и от всех примерно одинаково, потому что центр. В общем я дал предложение, а вы сами решайте) Время и день недели можно конечно изменить.)